Canal de denuncias

Protocolo canal de denuncias por actividades ilícitas

A) Objeto

El canal de denuncias es el medio a través del cual se puede informar sobre hechos posiblemente delictivos y/o que suponen la infracción de normas éticas de la empresa. Con la implementación de este protocolo se da cumplimiento a la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

B) Alcance

Este protocolo tiene tres objetivos principales:

  • Establecer el procedimiento para la tramitación de las denuncias recibidas en el canal de denuncias de METEOLÓGICA.
  • Permitir acreditar judicialmente el establecimiento de un sistema eficiente de previsión de aquellos actos aparentemente constitutivos de sanción de cualquier tipo que se pudiesen cometer en el ámbito de la actividad de METEOLÓGICA.
  • Fomentar los valores de objetividad, integridad, rendición de cuentas, transparencia y honradez de la Empresa.

C) Ámbito personal

Estas disposiciones son de aplicación para todas las personas trabajadoras, miembros del órgano de administración o cualquier tercero interesado que mantenga una relación mercantil con METEOLÓGICA, que, actuando de buena fe, quieran comunicar las posibles conductas irregulares que conozcan de forma confidencial y sin temor a represalias o a cualquier otra acción discriminatoria o perjudicial hacia quien lo denuncia.

D) Pautas para la gestión del canal de denuncias

1. Obligación de denunciar
Cualquier empleado que tenga conocimiento de una infracción cometida por parte de un empleado, de un directivo, de un proveedor u otro socio de negocio de la compañía, tiene la obligación de reportarlo.

2. Vías para denunciar
El canal puesto a disposición por la Empresa es el correo electrónico denunciaporactividadesilicitas@meteologica.com.

Pasos a seguir para realizar una denuncia:

* Sólo se recepcionará en el canal de denuncias lo que aparezca dentro del texto de la denuncia, es decir, el contenido que haya entre las palabras DENUNCIA y FIN-DENUNCIA.

Adicionalmente, existen otras vías para el reporte de infracciones, tales como la comunicación al jefe de grupo o departamento correspondiente, al director de la empresa o al administrador único de la misma.

3. Características del canal de denuncias
El canal se encuentra alojado en servidores seguros dentro del territorio nacional y se utilizan técnicas de cifrado para garantizar la seguridad tanto en el acceso como en la transferencia de datos. Todas las denuncias realizadas a través del canal son atendidas por los gestores del mismo. Todos los intercambios de información entre el denunciante y los gestores quedarán registrados en la plataforma del canal. A esta información sólo tendrán acceso el denunciante, dichos gestores y eventualmente, la persona instructora de la investigación, la dirección de la empresa y el administrador único.

El denunciante podrá acceder a su denuncia a través del canal y hacer seguimiento de la misma y conocer su estado en todo momento.

Las denuncias podrán ser anónimas, aunque se recomienda que se identifique el denunciante dejando su nombre y apellidos, teléfono y correo electrónico, para hacer más ágil la gestión de la denuncia. En caso contrario, si faltase información necesaria para la investigación, la única vía para obtenerla sería el propio canal, lo cual podría afectar a los plazos de la investigación o incluso no poder llevarse a cabo por falta de datos.

Las denuncias deben contener al menos la siguiente información: identidad del denunciado (salvo que no se conozca), relación del denunciante con la empresa (empleado, proveedor, cliente, otra), descripción de los hechos (se sugiere que la narración sea clara y concisa, aportando toda la información que se disponga relevante para la investigación), lugar y fecha en que se produjeron los hechos y posibles testigos. Adicionalmente deben aportarse todas las pruebas de las que disponga el denunciante.

4. Recepción y clasificación de las denuncias
Los gestores del canal deben acusar recibo de cada denuncia (siempre que el denunciante haya facilitado cómo contactarlo) en un plazo máximo de 7 días naturales. Los gestores procederán a analizarla, solicitando información adicional, si fuese necesario. En este análisis, los gestores podrán contar con los recursos de la empresa (asesores legales). Al comenzar este análisis, informarán a la dirección de la empresa y al administrador único de la existencia de una denuncia y de que están procediendo a clasificarla como procedente o improcedente.

Si como resultado del análisis se determina que la información proporcionada es suficiente, razonable y contrastable y se trata de una conducta que entra dentro de la definición de infracción de este protocolo, se acepta y se procede a su clasificación y tipificación. En caso contrario, se rechaza, en ambos casos se informará, inmediatamente al denunciante, si este no es anónimo, y también a la dirección y al administrador único. El plazo máximo para clasificar y asignar la denuncia tras el acuse de recibo es de 3 días hábiles, asumiendo que la información proporcionada sea suficiente. Si faltase información, se le podrán dar hasta 5 días hábiles adicionales al denunciante para que aporte la información o los datos adicionales necesarios.

Si la denuncia es aceptada, se nombrará una persona instructora del caso (personal externo a la empresa). En la selección de esta persona no intervendrá la dirección ni el administrador único de la empresa.

Todas aquellas personas involucradas en el proceso de investigación estarán sujetas a la obligación de confidencialidad y protección de datos, no obstante, la persona instructora podrá, si así lo considera necesario, solicitar la firma de acuerdos de confidencialidad y/o declaraciones de ausencia de conflicto de intereses.

5. Seguimiento y cierre
La persona instructora deberá abordar la investigación, para lo que contará con el apoyo de los recursos de la empresa. Para ello y dependiendo de la complejidad del caso, podrá involucrar a colaboradores, tanto externos como internos, para que le den soporte en la investigación de los hechos y la obtención de pruebas. La persona instructora debe concluir si el hecho denunciado supone o no una infracción y documentar su conclusión. Para ello preparará un informe que incluirá la descripción del hecho denunciado, ley o norma violada, riesgos generados a la empresa, información relevante revisada y personas involucradas, hechos objetivos probados, alegaciones del denunciado y conclusiones. La persona instructora tiene la obligación de archivar y custodiar toda la información relevante de la investigación, incluyendo las pruebas y el soporte de sus conclusiones.

La persona instructora entregará el informe y la documentación que lo soporte a los gestores del canal. El plazo para ello dependerá del tipo de falta que pueda suponer. Para las faltas leves y graves el plazo será de 10 días naturales y para las muy graves será de 30 días naturales, a contar desde que la investigación es asignada. Dicho plazo podrá ser prorrogado por otro de hasta un mes de duración en casos complejos, que correspondan potencialmente a faltas muy graves.

En caso de que el informe concluya que no hay infracción, los gestores del canal deberán notificar el cierre del caso al denunciado y a sus niveles superiores, en caso de haber sido informados durante la investigación. También informarán a la dirección de la empresa y al administrador de la misma.

En caso de que el informe concluya que hubo infracción, los gestores del canal deberán notificar al administrador único de la empresa, que es quien tiene competencia para aplicar medidas disciplinarias.

Una vez decidida y aplicada la sanción, el administrador único debe notificarlo a los gestores del canal, y a los niveles superiores del denunciado. También enviará la documentación relativa a la sanción y/o cualquier otra que considere relevante, para que sea registrada en la plataforma del canal y procedan a cerrar el caso informando al denunciante.

Siempre que sea posible, se implementarán medidas preventivas con el fin de prevenir este tipo de infracciones a futuro, tales como, formación a los empleados, modificar un procedimiento, implantar un nuevo control, etc.

En la plataforma del canal quedará archivada toda la información relevante de todas las denuncias que hayan tenido lugar. Dicha información sólo será accesible a los gestores del canal, a la dirección de la empresa y al administrador único.

El tiempo máximo para procesar la denuncia será de 3 meses, salvo que conlleve más tiempo por razones legales o por la naturaleza de la investigación.

E) Protección de datos

Este sistema de denuncias internas está regulado a nivel nacional en la actual Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (conocida como LOPD y GDD), y a nivel europeo por la Directiva 1937/2019 relativa a la Protección de las Personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

F) Revisión y actualización del protocolo

La Empresa deberá revisar y, en su caso, actualizar el presente Protocolo al menos con periodicidad anual, para ser adaptado a todas aquellas circunstancias que puedan ir surgiendo, incluyendo cambios en la normativa o jurisprudencia que pueda dictarse.